Giả sử bạn có một danh sách vài ngàn học sinh, mỗi học sinh đạt một trong các loại học lực sau: xuất sắc, giỏi, khá, trung bình, yếu. Bạn muốn đếm tổng số học sinh xuất sắc để chuẩn bị khinh phí đi thi học sinh giỏi quốc gia, hay tổng số học sinh giỏi đi dự thi học sinh cháu ngoan bác hồ, hay số học sinh yếu kém để có kế hoạch phụ đạo.
Hàm COUNTIF đếm tổng số ô thỏa 1 điều kiện truyền vào. Không phân biệt chữ hoa hay chữ thường.
Cú pháp:
= COUNTIF(range, criteria)
Trong đó:
- range: một mãng (dãy) các ô cần đếm, giá trị các ô có thể là text, tên, mảng, hay tham chiếu đến các ô chứa số. Ô rỗng sẽ được bỏ qua không đếm.
- criteria: điều kiện để đếm (số, chuỗi, biểu thức, …). Có thể dùng ký tự đại diện như sau:
? đại diện 1 ký tự
* đại diện nhiều ký tự
* đại diện nhiều ký tự
Giả sử ta có bảng dữ liệu sau:
| A | B | C | D | E | |
| 1 | Tên | Nam | Nữ | Học lực | Điểm |
| 2 | Nguyễn Khánh Hưng | x | Khá | 7 | |
| 3 | Trần Xuân Vũ | x | Giỏi | 9 | |
| 4 | Nguyễn Văn Hòa | x | Giỏi | 8 | |
| 5 | Nguyễn Ngọc Thảo Vân | x | Giỏi | 8 | |
| 6 | Đoàn Thanh Thuý | x | Yếu | 4 |
1. Đếm số học sinh giỏi , tại ô D7 ta viết hàm sau:
=COUNTIF(D2:D6,”Giỏi”) => kết quả trả về là 3 (học sinh)
2. Đếm số học sinh dưới trung bình, tức có điểm nhỏ hơn 5, tại ô E7 ta viết hàm sau:
=COUNTIF(E2:E7,”<5“) => kết quả trả về 1 (học sinh)
3. Đếm số học sinh không có học lực yếu, tức học sinh thi điểm khác 4, tại ô E8 ta viết hàm sau:
=COUNTIF(E2:E6,“<>“&E6) => kết quả trả về 4 (học sinh)
4. Đếm số học sinh mang họ Nguyễn, tại ô A8 ta viết hàm sau:
=COUNTIF(A2:A6,”Nguyễn*“) => kết quả trả về 4 (học sinh)
5. Đếm số ô có chứa chuỗi (text), tại ô A9, ta viết hàm sau:
=COUNTIF(A2:E6,”*“) => kết quả trả về 15 ô chứa text
6. Ngược lại ta có những ô không chứa text là:
=COUNTIF(A2:E6,”<>“&”*“) => kết quả trả về 5 ô không chứa text, những ô trống, cũng được xem là những ô không chứa text.